FAQ

Definisi, Maksud dan Tujuan Crowdsourcing

Crowdsourcing adalah suatu mekanisme pengalihan sebagian proses/aktivitas terkait penyediaan layanan kepada client yang berbasis project, yang ditawarkan kepada orang banyak di luar Telkomsigma (crowd), melalui hubungan kerja sama kemitraan yang saling menguntungkan.

  • Maksud

    Mengalihkan suatu aktivitas kepada resource eksternal/non-organik, apabila karyawan organik sudah terutilisasi secara optimal dan tidak mampu menyelesaikan keseluruhan aktivitas di dalam project.

  • Tujuan

    Telkomsigma selalu bisa memberikan layanan kepada client dengan baik tanpa harus selalu menambah jumlah karyawan atau mengalihkan pekerjaan kepada vendor (outsourcing).

Cakupan Pekerjaan

Seluruh pekerjaan yang berbasis project atau deliverable-based yang dibiayai oleh biaya project (biasanya ditandai dengan project yang memiliki IWO).

Keuntungan Crowdsourcing

  1. User dapat memiliki resource yang cukup dengan kapabilitas yang sesuai kebutuhan project sehingga project dapat berjalan lancar.

  2. User dapat mengelola anggaran proyek lebih efisien karena:

    • Tidak ada biaya administrasi dan management fee yang muncul seperti ketika menggunakan skema outsourcing.
    • Tidak ada biaya penyediaan alat kerja yang muncul seperti ketika rekrutmen karyawan organik.

  3. User dapat melakukan utilisasi resources secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan project tertentu, termasuk menghentikan hubungan kerja sama apabila project telah selesai.

  1. HC dapat mengendalikan jumlah resource organik (karyawan) sehingga biaya SDM akan terkelola dengan baik, terutama biaya jangka panjang (aktuaria, benefit kesehatan, dll).

  2. HC dapat membuat standarisasi pengelolaan resource eksternal/non-organik, tanpa mengurangi keunikan karakteristik masing-masing project, sehingga pengelolaan resource menjadi lebih prudent dan sistematis.

  3. HC dapat menjadikan crowdsourcing sebagai recruitment channel sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, sehingga proses pencarian kandidat karyawan organik menjadi lebih cepat.

  1. Mitra dapat menjalin hubungan kerja sama secara langsung (direct) dengan Telkomsigma, bersifat setara dan saling menguntungkan, sehingga dapat memperkaya professional portfolio dan experience.

  2. Mitra dapat beraktivitas secara fleksibel dalam menyelesaikan order dari Telkomsigma, dengan tetap memperhatikan koordinasi dan kerja sama untuk mendukung penyelesaian order sesuai target yang telah disepakati.

  3. Mitra dapat menerima komisi yang jumlahnya menyesuaikan banyaknya order (setelah aplikasi diterapkan, mitra memungkinkan untuk menerima/mengambil beberapa order), serta memiliki kebebasan dalam mengelola komisi yang sudah diperoleh karena dibayarkan secara nett (all-in).

Ketentuan Crowdsourcing

Pada dasarnya yang harus selalu diingat adalah bahwa pola kerja sama kemitraan (crowdsourcing) tidak mengacu kepada regulasi ketenagakerjaan, sehingga status mitra berbeda dengan karyawan, terutama dalam pengelolaan hal-hal sebagai berikut:

  1. Mitra tidak tunduk secara langsung dengan peraturan internal di perusahaan maupun di client, oleh karenanya perlu dirumuskan klausul secara jelas dan lengkap pada Work Order setelah disesuaikan kebutuhan masing-masing project yang dikoordinasikan user dengan HC.

  2. Mitra tidak mendapat fasilitas kerja (misal: laptop, seragam, dll), oleh karenanya apabila terdapat pemberian fasilitas kerja harus menggunakan kesepakatan mekanisme sewa atau beli, dimana dapat diambil/dipotong dari komisi yang dibayarkan.

  3. Mitra mengerjakan aktivitas dengan mengacu pada Work Order yang menggunakan biaya project tertentu, oleh karenanya tidak dimungkinkan untuk melakukan utilisasi mitra pada Work Order lain dan/atau project lain yang berbeda, kecuali dilakukan sharing budget yang ditandai dengan revisi Work Order.

Durasi Kemitraan

  1. Durasi Perjanjian Kemitraan

    Durasi Perjanjian Kemitraan adalah minimal 1 (satu) tahun dengan mekanisme perpanjangan perjanjian kemitraan diajukan secara tertulis oleh user kepada HC paling lambat 30 hari kalender sebelum berakhirnya perjanjian.

  2. Durasi Work Order

    Durasi WO menyesuaikan dengan project.

  3. Pengakhiran Perjanjian Kemitraan

    Pengakhiran perjanjian kemitraan dapat dilakukan oleh salah satu atau kedua belah pihak (mitra dan/atau Telkomsigma). Telkomsigma dapat mengakhiri perjanjian sebelum durasi perjanjian kemitraan berakhir dengan catatan mitra wanprestasi (tidak melaksanakan sesuai dengan yang tertera di Work Order, melaksanakan tapi tidak sesuai dengan kesepakatan dan terlambat mendeliver order). Sedangkan, mitra dapat mengakhiri perjanjian yang diajukan secara tertulis paling lambat 60 hari kalendar sebelumnya.

Registrasi Crowdsourcing

  1. Calon mitra mengajukan permohonan menjadi mitra dengan mengisi dan mengirimkan data-data pendukung.

  2. Perusahaan (melalui Unit HC) kemudian melakukan penilaian & evaluasi sesuai keahlian yang dibutuhkan.

  3. Apabila dianggap sesuai, HC akan mengirimkan draft perjanjian kemitraan untuk dipelajari oleh calon mitra.

  4. Apabila telah sepakat, maka calon mitra dan perusahaan selanjutnya saling menandatangani perjanjian kemitraan.

Pengajuan kebutuhan Crowdsourcing

  1. User mengajukan kebutuhan kemitraan (crowdsourcing) melalui form e-RPR (e-Resources Project Requirement).

  2. Setelah melalui proses review, approval pemenuhan kebutuhan kemitraan akan disetujui oleh HC jika memang kebutuhan project tidak dapat dipenuhi dari resources internal yang sudah ada.

  3. Approval dari HC tersebut kemudian dilanjutkan dengan publikasi iklan kebutuhan resources kemitraan.

  4. Proses pengajuan budget dapat dilakukan parallel dengan proses pengajuan kebutuhan kemitraan via MPR online.

  1. User melakukan pengajuan budget melalui MIS yang ditujukan kepada team budget control dengan menginput form nota pesanan. Nomor nota pesanan mengacu kepada budget program external resources masing-masing Working Unit (WU).

  2. Budget control akan melakukan pengecekan nota pesanan apakah sudah sesuai dengan budget program yang di-refer.

  3. Setelah budget tersedia, user dapat membuat order offering untuk ditawarkan kepada mitra. Form Order Offering ini dapat diakses melalui aplikasi CRS.

  4. HC melakukan review terhadap order offering yang diajukan user, pemenuhan kebutuhan kemitraan akan disetujui oleh HC jika memang kebutuhan project tidak dapat dipenuhi dari resources internal yang sudah ada.

  5. Jika HC approve terhadap Order Offering yang diajukan oleh user maka secara otomatis Order Offering tersebut akan ter-blast ke pool crowdsourcing, dan bisa di apply. Namun jika belum disetujui maka proses berakhir.

Order Management

  1. User menginformasikan kepada HC tentang suatu order (kebutuhan penyelesaian target tertentu dalam proyek).

  2. Penawaran order/ order offering dilakukan oleh HC (sebelum tersedianya aplikasi) kepada mitra yang sudah menandatangani perjanjian kemitraan dengan HC. (Nantinya proses order offering melalui aplikasi dapat dilakukan langsung oleh user). Informasi yang diberikan meliputi waktu penyelesaian order, jumlah komisi yang akan diterima, dan spesifikasi order yang harus diselesaikan. Mitra yang sesuai dengan spesifikasi yang ditawarkan dapat me-reply order offering tersebut, sementara yang tidak sesuai proses nya berakhir ditahap ini.

  3. Setelah diseleksi oleh user, mitra yang lolos seleksi menandatangani Berita Acara Kesepakatan Order dan Work Order (Nantinya user cukup menyeleksi dan memilih mitra via aplikasi, sehingga BA Kesepakatan Order dan Work Order juga akan terkelola di dalam aplikasi).

Mitra diperbolehkan mengambil lebih dari satu order dengan jaminan dapat menyelesaikan seluruh order sesuai dengan waktu penyelesaian yang tercantum pada Work Order.

  1. Mitra melaksanakan aktivitas (penyelesaian order) sesuai Work Order.

  2. Setelah mitra menyelesaikan sebagian/seluruh order, user melakukan review dan evaluasi untuk menjaga kualitas order.

  3. Apabila sudah sesuai, maka user akan memberikan approval dengan menandatangani Berita Acara Penyelesaian Order (jika sudah ada aplikasi, user tinggal memberikan approval via aplikasi), untuk kemudian dapat diproses pembayaran komisinya.

  4. Apabila belum sesuai, maka mitra harus memperbaiki sesuai masukan user, kemudian segera diajukan kembali agar bisa di-approve dan diproses pembayaran komisinya.

Pembayaran Komisi

Komisi dibayarkan setiap akhir bulan (setelah mendapat approval dari user) dengan total nominal yang menyesuaikan dengan kesepakatan pada Work Order, serta perhitungannya tetap tergantung pada persentase penyelesaian order.

Pembayaran komisi untuk order yang dimaksud, akan mengalami penundaan ke akhir bulan selanjutnya, sampai hasil penyelesaian order mendapat approval dari user.

Komisi yang diterima oleh mitra merupakan komisi nett (all-in), sudah termasuk bantuan untuk pemeliharaan kesehatan dan bantuan lainnya, dimana Telkomsigma sudah memotong pajak penghasilan (PPh 21) sesuai peraturan perpajakan dan akan memberikan bukti potong pajak kepada mitra.